Social Media nach dem Event – was aus dem Material wird, das alle haben wollten

„Bitte nehmen Sie alles auf." Diesen Satz höre ich von Marketingabteilungen immer wieder.

Dann laufen die Kameras, Fotos entstehen, und in der Regie, wo ich den Ablauf steuere, läuft der Mitschnitt mit. Am Ende des Tages ist eine Menge Material da. Das geht dann so raus, wie der Kunde es wünscht: als Download-Link, bei großen Datenmengen auf Festplatte per Kurier. Und dann passiert bei manchen Kunden: nichts. Der Link wird nie geöffnet, die Festplatte landet im Schrank.

Im Beitrag über Social Media während des Events habe ich geschrieben, dass der eigentliche Ertrag erst später kommt. Das stimmt. Nur kommt er nicht von allein.

Aufnehmen ist leicht, Auswerten kostet Zeit

Am Willen liegt es selten. Wer die Veranstaltung organisiert hat, steckt am Tag danach schon im nächsten Projekt. Und mehrere Stunden Aufzeichnung sichtet niemand nebenbei. Man müsste wissen, wo die Rede der Geschäftsführung anfängt, an welcher Stelle der Saal gelacht hat, wann der Preis übergeben wurde. Ohne diese Angaben ist das Material ein langer Film ohne Inhaltsverzeichnis.

So bleibt der Rückblick, der eine Woche nach der Veranstaltung noch gut gepasst hätte, liegen. Ein paar Wochen später fragt kaum noch jemand danach. Was vorher so wichtig war, dass alles aufgenommen werden musste, ist dann vergessen.

„Wie haben wir es denn letztes Mal gemacht?"

Diese Frage höre ich öfter, als man denkt, meistens bei der Planung der nächsten Veranstaltung. Wie war der Ablauf, wie sah die Bühne aus, was hat funktioniert? Erinnern kann sich oft keiner mehr so genau.

Die Antwort läge im Material. Genau dafür ist es ja da. Nicht nur für Social Media nach dem Event, sondern auch als Gedächtnis für das nächste Mal. Wenn es aber nie heruntergeladen wurde, ist der Link bis dahin vielleicht abgelaufen, und die Festplatte findet niemand mehr.

Ich frage vorher, wer etwas daraus macht

Deshalb warte ich nicht, bis jemand fragt. Wenn bei der Planung der Satz mit dem Aufnehmen fällt, frage ich zurück: Wer kümmert sich danach darum, und wofür soll es verwendet werden? Social Media, Presse, ein Film für die eigene Website oder das Archiv fürs nächste Jahr. Das ist keine Fangfrage, sondern die Frage, ohne die das ganze Aufnehmen wenig bringt.

Was sich aus dem Material machen lässt

Dabei hilft es, wenn auf dem Tisch liegt, was nach dem Event alles möglich ist. Ein Ordner voller Aufnahmen ist nämlich nicht ein Beitrag, sondern Stoff für viele:

• Der Rückblickein paar Fotos in der Woche danach und ein Dank an Gäste, Redner und Partner.
• Kurze Clipsein starker Satz aus einer Rede, der Applaus bei der Preisübergabe, der Moment, in dem der Vorhang aufgeht. Über ein paar Wochen verteilt, hält das die Veranstaltung im Gespräch.
• Der Zusammenschnittein kurzer Film, der zeigt, wie der Tag war, für die Website, für LinkedIn und für die Präsentation im eigenen Haus.
• Material für die PresseAusschnitte und Fotos, mit denen eine Redaktion arbeiten kann, ohne erst nachfragen zu müssen.
• Die Einladung fürs nächste Malmit Bildern vom letzten Mal, denn die zeigen besser als jeder Text, warum man dabei sein sollte.

Wer den Ablauf gesteuert hat, weiß, wo die guten Minuten liegen

An dieser Stelle biete ich gern an, aus dem Material die wichtigen Passagen herauszuschneiden, zum Beispiel für die Presse. Das hat einen einfachen Grund: Ich weiß am ehesten, wann was passiert ist. Den Ablauf habe ich aus der Regie heraus begleitet, Minute für Minute, und die Aufnahmen liegen mir direkt vor.

Für die Marketingabteilung bedeutet das: Statt einer Festplatte mit Stunden von Aufzeichnung kommen die drei, vier Ausschnitte, die tatsächlich gebraucht werden. Die lassen sich verschicken und posten, solange die Veranstaltung noch frisch ist.

Die kurzen Ausschnitte schneide ich selbst. Einen richtigen Zusammenschnitt mit Spannungsbogen und Musik übernehmen Partner, mit denen ich zusammenarbeite. In Absprache mit dem Veranstalter bekommen sie das Material direkt von mir, und im Marketing muss dafür niemand eine Festplatte durchsuchen.

Am besten sprechen wir das schon bei der Planung ab, dann ist klar, wofür die Ausschnitte gebraucht werden. Zu dieser Absprache gehört auch die Frage, was überhaupt veröffentlicht werden darf: Redner und Gäste im Bild, Künstler auf der Bühne, Musik im Hintergrund. Die Freigaben dafür holt der Veranstalter ein, ich frage aber mit nach, damit am Ende niemand einen Ausschnitt in der Hand hat, den er nicht zeigen darf.

Fazit

„Bitte nehmen Sie alles auf" ist ein guter Wunsch. Vollständig wird er erst mit dem zweiten Teil: und jemand macht etwas daraus. Wer das vorher klärt, bekommt den Rückblick, solange er noch zählt, und hat beim nächsten Mal eine Antwort auf die Frage, wie es letztes Mal war.