Social Media während des Events: Was die Teilnehmer wirklich sehen wollen

Die Gäste sitzen im Saal, das Licht steht – und die Bilder und Videos, die morgen im Netz sind, entstehen gerade in den Händen des Publikums.

Vom FOH-Pult aus sehe ich beides: das Team, das im Auftrag des Veranstalters fotografiert und filmt, und die Handys in den Reihen. Was davon später geteilt wird, entscheidet sich nicht in der Nachbereitung. Es entscheidet sich in den Stunden, in denen die Veranstaltung läuft.

Über die Wochen davor habe ich schon geschrieben – Social Media vor dem Event baut die Vorfreude auf. Am Eventtag selbst geht es um etwas anderes: um das Material, aus dem die nächste Veranstaltung lebt. Und wenn an diesem Tag ein neues Produkt gezeigt wird, um die ersten Aufnahmen, die es überhaupt davon gibt – gemacht von Menschen, die es als Erste gesehen haben.

Ihr größter Kanal sitzt im Publikum

Ein Veranstalter hat seine Follower. Zweihundert Gäste haben zusammen ein Vielfaches davon – und jeder einzelne Beitrag von ihnen wirkt anders als der offizielle. Wenn jemand aus dem Saal etwas postet, ist das keine Werbung, sondern eine Empfehlung. Genau die ist der Grund, warum beim nächsten Mal Leute kommen, die dieses Jahr noch nichts von Ihnen gehört hatten.

Das passiert aber nicht von selbst. Menschen teilen nicht, weil eine Veranstaltung stattfindet. Sie teilen, wenn sie etwas haben, das sich zeigen lässt.

Was Teilnehmer wirklich posten

Nicht das Logo. Nicht den vollen Saal von hinten. Was tatsächlich in den Feeds landet, ist erstaunlich konstant:

• Sich selbst in einem guten Momentmit Kolleginnen, mit dem Speaker, an einem Ort, an dem sie gut aussehen.
• Bilder, die etwas hermacheneine Bühne im Licht, ein Blick in den Saal kurz vor Beginn, etwas, das nach Aufwand aussieht.
• Kurze Videos, in denen etwas passiertder Einlauf, der Applaus, der Moment, in dem das Licht umschlägt. Bewegung wird häufiger geteilt als ein Standbild, und sie hält länger fest, wie es sich angefühlt hat.
• Was man sonst nicht siehtder Aufbau, die Technik, der Moment hinter dem Vorhang.
• Einen Satz, den man weitergeben kanneine Aussage vom Podium, die für sich allein steht.

Foto oder Video ist dabei keine Entscheidung, die Sie treffen – die Gäste machen beides, und Video ist in den letzten Jahren der Normalfall geworden. Für Sie heißt das nur: Was Sie vorbereiten, muss in beiden Formen funktionieren.

Dahinter steckt immer dasselbe: Wer etwas teilt, sagt damit auch etwas über sich. Er war dabei, er hat etwas erlebt, er gehört dazu. Ihre Aufgabe ist nicht, um Beiträge zu bitten. Ihre Aufgabe ist, den Leuten etwas zu geben, mit dem sie selbst gut dastehen.

Aus der Regie lässt sich das vorbereiten

Die guten Momente entstehen selten zufällig, sie sind Teil der Dramaturgie. Vom Pult aus sehe ich genau, wann die Handys hochgehen: beim Einlauf, beim ersten großen Lichtwechsel, bei einem Höhepunkt, auf den der Abend hingearbeitet hat. Diese Punkte lassen sich planen.

Was dabei hilft:

• Ein Bühnenbild, das im Hochformat funktioniertdie meisten filmen senkrecht. Was rechts und links passiert, ist auf dem Handy nicht drauf.
• Licht, das Gesichter zeigtfür die Kamera im Publikum zählt nicht die Bühnenstimmung allein, sondern ob man Menschen erkennt.
• Ein Ort mit gutem Licht abseits der BühneFoyer, Empfang, ein Bereich, in dem Gäste sich aufnehmen, ohne dass es nach Fotowand aussieht.
• Ein Moment, der lang genug dauertfür ein Foto reicht eine Sekunde, ein Video braucht zehn. Ein Effekt, der sofort vorbei ist, ist nicht teilbar.
• Ton, den man weiterverwenden kannein Handyvideo aus der zwölften Reihe klingt auch nach zwölfter Reihe. Für das Content-Team ist ein sauberer Abgriff vom Pult schnell gelegt, und dasselbe Bild wirkt damit sofort professionell.
• Ein angekündigter Momentwenn die Moderation einmal sagt, dass es sich jetzt lohnt, das Handy herauszuholen, machen es die Leute auch.

Ein Hashtag, und einer, der zuständig ist

Ohne einen gemeinsamen Hashtag verstreut sich alles, was am Tag entsteht. Er muss vorher feststehen, er muss derselbe bleiben, und er darf ruhig zweimal genannt werden – von der Moderation, auf der Leinwand zwischen zwei Programmpunkten. Das kostet zehn Sekunden Programmzeit und sammelt ein, was sonst verloren geht.

Und es braucht jemanden, der sich am Eventtag darum kümmert – nicht nebenbei. Wer den Ablauf verantwortet, hat keine Hand frei fürs Posten. Wer postet, sollte umgekehrt wissen, was als Nächstes passiert, damit er im richtigen Moment am richtigen Platz steht. Das ist eine Absprache wie jede andere im Ablauf: vorher klären, wer was macht.

Dazu gehört auch das Nüchterne: Hinweis am Einlass, dass fotografiert und gefilmt wird, ein Bereich für alle, die nicht ins Bild wollen. Das ist schnell geregelt, wenn man vorher daran denkt.

Der eigentliche Ertrag kommt später

Am Eventtag geht es weniger ums Live-Posten als ums Sammeln. Was an diesem Tag entsteht, ist die Grundlage für alles, was danach kommt: der Rückblick in der Woche darauf, der kurze Zusammenschnitt, der Beitrag, mit dem Sie in einem halben Jahr an die Veranstaltung erinnern, und vor allem die Einladung fürs nächste Mal.

Denn eine Einladung, die zeigt, wie es letztes Jahr war, wirkt anders als eine, die nur Datum und Ort nennt. Menschen sehen andere Menschen, die sich offensichtlich wohlgefühlt haben – und viele davon erkennen jemanden, den sie kennen. Genau das füllt den Saal beim nächsten Termin. Die Follower, die an so einem Tag dazukommen, sind auch keine zufälligen: Sie waren da oder kennen jemanden, der da war.

Bei einer Produktvorstellung fängt an diesem Tag sogar die ganze Produktkommunikation an. Die Reaktionen im Saal, die ersten Hände am Gerät, die Gesichter beim Enthüllen, als Foto und als Video – das bekommen Sie später nicht mehr, und keine nachgestellte Aufnahme ersetzt es.

Fazit

Social Media während des Events ist keine Aufgabe für nebenher und kein Selbstzweck. Es ist der Moment, in dem Ihre Gäste zu Ihrem größten Kanal werden – wenn Sie ihnen etwas geben, das sie zeigen wollen, und wenn jemand die Momente einsammelt, während sie passieren. Die Arbeit von diesem einen Tag ist das, wovon die nächste Veranstaltung lebt – und bei einer Produktvorstellung das, womit die Geschichte des Produkts anfängt.