Nach dem Aufbau hole ich Licht, Ton, Video und Bühne zusammen, nach den Proben noch einmal. Warum diese Gewerke-Abstimmung bei jedem Event dazugehört, was vor den Proben geklärt sein muss und warum ich danach zuerst mit dem Kunden spreche.
Der Aufbau ist durch, die Technik läuft. Bevor geprobt wird, hole ich alle zusammen, Licht, Ton, Video und Bühne.
Das klingt selbstverständlich. Trotzdem merken wir bei jedem Event wieder, wie nötig diese Gewerke-Abstimmung ist, ganz egal, wie gut vorher geplant wurde. Den ganzen Tag hat jeder an seinem Gewerk gearbeitet. Mit dem Kopf ist man dann bei Kabeln, Scheinwerfern und Funk, aber noch nicht bei der Veranstaltung. Die Runde holt die Leute auf den Event. Und nach den Proben gibt es eine zweite.
Die erste Runde: Danke, und was die Proben brauchen
Zuerst bedanke ich mich für den Aufbau. Das gehört dazu, und es holt die Leute ab. Dann gehen wir jedes Gewerk kurz durch: Was muss für die Proben vorbereitet sein, und fehlt noch etwas, das geplant war?
Dabei geht es um Szenen, nicht um Kabel. Welche Lichtstimmungen brauchen wir an welcher Stelle? Was passiert mit den Mikrofonen, und wo liegen sie, wenn sie gerade niemand in der Hand hat? Was wird auf der Leinwand gezeigt?
Bei Preisverleihungen kommt eine Frage dazu, die man leicht übersieht: Zeigen wir in den Proben die Nominierten, oder lassen wir sie zur Sicherheit weg? Während geprobt wird, sind vielleicht schon die ersten Gäste im Raum. Wer dann sieht, wer nominiert ist, oder schlimmer, wer gewinnt, dem ist die Spannung genommen. Das entscheiden wir in der Runde, damit es keiner im Moment für sich entscheiden muss.
Gewerke-Abstimmung ohne Hetze
Für die Runde plane ich rund zehn Minuten ein. Man will ja nicht hetzen. Der eigentliche Wert liegt darin, Fragen, die dabei entstehen, direkt beantworten zu können. Jede dieser Fragen betrifft mehrere Gewerke, und wenn sie in der Runde kommt, hören alle die Antwort.
Nach den Proben: zuerst der Kunde
Nach den Proben spreche ich als Erstes mit dem Kunden. Meistens kommt er ohnehin auf mich zu, wenn sich etwas geändert hat. Ich frage trotzdem noch einmal: Bleibt alles so, wie wir es geplant haben?
Und es ändert sich durchaus etwas. Ein Redner fällt aus. Bei einer Preisverleihung tritt ein Nominierter zurück. Oder der Vorstand kommt jetzt doch kurzfristig zur Veranstaltung.
Jede dieser Änderungen hat Folgen im Ablauf. Fällt ein Redner aus, rückt alles danach nach vorn, und seine Folien und sein Name auf der Leinwand werden nicht mehr gebraucht. Tritt ein Nominierter zurück, muss er aus allem heraus, was ihn zeigt oder nennt. Kommt der Vorstand, stellt sich die Frage, ob er begrüßt wird, ob er etwas sagt und ob er dafür ein Mikrofon und eine Bühneneinweisung braucht.
Deshalb kommt der Kunde vor der Technik. Was er mir sagt, nehme ich direkt mit in die nächste Runde.
Dann die Ablaufbesprechung mit allen
Mit dem, was sich geändert hat, gehen wir den Ablauf gemeinsam durch. Hier kommen die Fragen, die erst auftauchen, wenn alle zusammenstehen: Wer reicht den Auftretenden das Mikrofon? Woran merken wir, dass es weitergeht? Die Stichworte selbst lege ich vorher fest, so wie bei „Film ab". In der Runde geht es darum, dass jeder sie kennt. Später sitze ich in der Regie und gebe die Einsätze, und das funktioniert nur, wenn alle dasselbe im Kopf haben.
Wie ich so eine Ablaufbesprechung aufbaue, beschreibe ich demnächst in einem eigenen Impuls.
Zum Schluss das Catering
Danach stimme ich mich mit dem Catering ab. Pausen und Essen hängen am selben Ablauf, und wenn sich durch einen ausgefallenen Redner alles verschiebt, muss das Catering es genauso wissen wie die Technik.
Fazit
Zwei kurze Runden: nach dem Aufbau, damit für die Proben alles steht, und nach den Proben, damit jeder den Ablauf kennt, so wie er an diesem Tag wirklich läuft. Dazwischen der Kunde und am Ende das Catering. Die Fragen, die dabei auftauchen, sind meistens klein. Ich will sie trotzdem vorher hören und nicht erst während der Veranstaltung.