Sitzplatz, Stehplatz oder feste Sitzordnung? Die Bestuhlung hängt an der Gästeliste

Der Saal ist für zweihundert bestuhlt, gekommen sind hundertvierzig. Die letzten Reihen bleiben leer, und der Abend sieht von der ersten Minute an aus wie zu wenig.

Das Erste, was ich beim Einlass anschaue, ist nicht das Programm. Es ist, wie sich der Raum füllt. Denn bevor ein Wort gesprochen wird, hat der Saal schon etwas erzählt: Wir sind viele, oder eben nicht.

Bestuhlung ist für mich einer der unterschätztesten Punkte in der ganzen Planung. Sie entscheidet mit, ob Gespräche entstehen, ob die Leute nach der Pause zurückkommen und wie eine Aufnahme später aussieht. Nur wird sie fast immer als Möbelfrage behandelt, und dann kommt die Antwort auch entsprechend heraus.

Die erste Frage gilt der Gästeliste, nicht dem Stuhl

Ob jeder Gast einen festen Platz braucht, entscheidet sich nicht am Raum. Es entscheidet sich daran, wie Sie einladen – und das legen Sie fest, lange bevor über Stühle geredet wird.

Bei einer offenen Veranstaltung meldet man sich an, kostenlos oder für einen kleinen Beitrag, und wer kurzfristig anders kann, kommt eben nicht. Das ist kein Ärgernis, sondern der Normalfall. Absagen kommen bei so etwas selten, die Leute bleiben einfach weg.

Bei einer geladenen Veranstaltung ist es umgekehrt. Eine Gala, ein Firmenjubiläum, eine Preisverleihung, ein Kundenabend: Hier hat jeder Gast persönlich zugesagt, oft mit Rückmeldung, manchmal mit Begleitung. Für jeden dieser Menschen muss ein Platz da sein, und zwar einer, den er auch findet. Niemand, der eine Einladung angenommen hat, sucht sich im Saal einen Stuhl.

Eine zweite Frage hilft bei der Einordnung: intern oder extern. Intern kennen sich die Leute und setzen sich nach Abteilungen zusammen – ob man das zulässt oder bewusst mischt, ist eine inhaltliche Entscheidung. Extern sitzen Kunden, Partner und manchmal Presse im Raum, und dann ist die Platzierung Teil dessen, was Sie über Ihr Haus aussagen.

Offene Veranstaltung: lieber knapp bestuhlen

Wenn die Zusagen bei hundertsiebzig liegen, stelle ich keine zweihundert Stühle hin. Ich stelle hundertvierzig, halte den Rest in Blöcken bereit und lasse vor Beginn nachstellen. Ein voller Raum trägt sich selbst, ein halbleerer zieht Energie ab, und niemand kann später benennen, woran es lag.

Beliebt macht man sich damit nicht. Für das Aufbauteam ist es angenehmer, einmal alles hinzustellen und dann Feierabend zu haben. Ich verlange es trotzdem, weil der Unterschied im Raum sofort sichtbar ist. Zwei Dinge müssen dafür geklärt sein: Die Reserve steht griffbereit und nicht mehr im Lkw, und jemand ist zuständig, sie zu holen. Das ist eine Absprache von zwei Minuten, wenn man sie vorher trifft.

Dazu kommt, wie Menschen einen Saal füllen, wenn man sie lässt: von hinten. Erst die letzten Reihen, dann die Ränder, dann Richtung Mitte. Die erste Reihe bleibt leer, und wer schon einmal einen Mitschnitt gesehen hat, in dem der Redner vor einer Lücke steht, weiß, was das anrichtet.

Dagegen hilft nichts Kompliziertes. Die hinteren Reihen bleiben zu Beginn gesperrt und werden erst geöffnet, wenn vorne voll ist. Ein Einlassteam weist die ersten Gäste nach vorne, statt sie laufen zu lassen. Und die ersten zwei Reihen bekommen Namen, auch wenn der Rest freie Wahl hat: Vorstand, Speaker, Gäste, die ohnehin auf die Bühne müssen. Das kostet nichts und rettet das Bild.

Dasselbe gilt nach der Pause. Wer die Reihen wieder gefüllt haben will, kündigt den zweiten Teil an, bevor die Leute ins Foyer gehen. Das ist derselbe Gedanke wie bei jeder anderen Teilnehmerführung: Menschen tun, was man ihnen rechtzeitig sagt.

Geladene Gäste: jeder Platz ist gezählt

Bei einer Gala oder einem Jubiläum dreht sich die Logik um. Hier wird nicht knapp bestuhlt, sondern genau. Jeder zugesagte Gast hat einen Platz, Begleitungen sind mitgezählt, und kurzfristige Absagen werden bis zum Vortag nachgeführt, damit keine einzelnen Lücken an den Tischen entstehen.

Eine namentliche Sitzordnung kostet Arbeit: Schilder, ein Einlassteam, das führt, jemand, der bis zur letzten Stunde nachpflegt, und ein Plan für alle, die trotzdem woanders sitzen. Vier Gründe rechtfertigen diesen Aufwand aus meiner Sicht.

• Protokoll und EhrengästeDie Reihenfolge liegt ohnehin fest, und ein falsch platzierter Gast fällt sofort auf.
• PreisverleihungenNominierte gehören an den Gang und weit nach vorne, weil jede Sekunde Weg zur Bühne im Ablauf sichtbar wird.
• Runde TischeWer neben wem sitzt, entscheidet über die Gespräche des Abends. Bei manchen Veranstaltungen ist genau das der Zweck.
• Kamera und AufzeichnungDie Platzierung bestimmt, wer im Bild ist und wer nicht.

Trifft keiner dieser Gründe zu, reicht freie Platzwahl auch bei geladenen Gästen. Menschen setzen sich neben jemanden, den sie kennen, und dagegen anzuplanen erzeugt nur Aufwand.

Welche Bestuhlungsart zu welchem Anlass passt

Die Formen sind bekannt, die Zuordnung ist es weniger. Was ich in der Praxis wofür einsetze:

• StuhlreihenDie dichteste Form und die richtige, wenn alle nach vorne schauen sollen: Vortrag, Preisverleihung, Mitarbeiterversammlung. Gespräche entstehen hier nicht.
• Parlamentarische BestuhlungReihen mit Tischen, für alles, wo mitgeschrieben wird. Kostet grob doppelt so viel Fläche wie reine Reihen, das wird beim Raumangebot gerne vergessen.
• FischgrätenbestuhlungAngewinkelte Reihen oder Tische, alle mit besserem Blick nach vorne. Angenehmer als parlamentarisch, braucht dafür noch mehr Platz.
• Bankett an runden TischenFür Abende mit Essen und Gespräch. Ein Teil der Gäste sitzt zur Bühne mit dem Rücken, deshalb werden die Tische bei Programm nur zu zwei Dritteln besetzt oder die Stühle für den Programmteil gedreht. Das Drehen sagt die Moderation an, bevor der Programmteil beginnt: eine Zeile im Ablaufplan, zwanzig Sekunden auf der Bühne, und niemand sitzt verrenkt da. Ohne diese Ansage traut sich keiner, mitten im Abend seinen Stuhl zu verschieben.
• Einzeltische in InselnWorkshops und Gruppenarbeit, wenn in kleinen Runden gearbeitet und zwischendurch nach vorne geschaut wird.
• U-Form, Carrée, T-Form, E-FormSitzungsformate für etwa zwanzig bis fünfundzwanzig Personen, bei denen sich alle sehen sollen. Beim geschlossenen Carrée gibt es keine Bühnenseite mehr, das muss zum Ablauf passen.
• BlocktafelEin großer Tisch, an dem alle sitzen. Verhandlung, Vorstandssitzung, kleines Abendessen.
• StuhlkreisFür Moderation und kleine Gruppen gut, für Vorstellungsrunden nicht: Er erzeugt eher Anspannung als Nähe, wie ich beim Azubi-Day beschrieben habe.

Stehen hat eine Halbwertszeit

Stehformate sind großartig für Empfänge und alles, was von Bewegung lebt. Sie haben nur eine Grenze, die im Konzept gerne verschwindet: Nach einer Dreiviertelstunde beginnt die Aufmerksamkeit zu wandern, und irgendwann suchen die Ersten die Wand.

Deshalb gilt bei mir eine einfache Faustregel. Alles, was länger als eine Stunde zusammenhängend Aufmerksamkeit verlangt, bekommt Sitzplätze. Was kürzer ist und Gespräche will, steht. Kommt beides an einem Abend vor, wird gemischt: Sitzreihen vorne, Stehtische hinten und an den Rändern.

Ein Punkt ist dabei nicht verhandelbar. Sitzplätze für alle, die welche brauchen, gehören auch in ein Stehformat – für ältere Gäste, für Menschen, die nicht lange stehen können, für Schwangere. Und zwar nicht als Stuhlreihe an der Rückwand, sondern dort, wo man etwas sieht.

Was der Raum vorgibt

Ein Teil der Entscheidung liegt ohnehin nicht beim Veranstalter. Die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslands regelt die Bestuhlung, und die Musterfassung wird deutlich. Stühle in Reihen müssen unverrückbar befestigt oder fest miteinander verbunden sein, lose hinstellen gilt nicht. Zwischen zwei Gängen liegen höchstens zwanzig Plätze. Ein Sitzplatz ist mindestens 50 Zentimeter breit, zwischen den Reihen bleiben 40 Zentimeter Durchgang, die Gänge sind mindestens 1,20 Meter breit.

Das klingt nach Bürokratie und ist es auch, bis man einmal einen Saal geräumt hat. Der Bestuhlungsplan gehört deshalb früh mit der Location abgestimmt und nicht am Vortag.

Dazu kommt, was der Raum selbst diktiert. Säulen kosten Plätze, und zwar mehr, als man auf dem Grundriss glaubt. Die unterste Bildkante der Leinwand muss über die Köpfe der vorderen Reihen hinweg sichtbar sein. Die erste Reihe braucht Abstand zur Bühne, sonst sitzen die wichtigsten Gäste den ganzen Abend mit dem Nacken im Genick. Rollstuhlplätze gehören dorthin, wo man etwas sieht, mit einem Platz für die Begleitung daneben.

Und je dichter bestuhlt wird, desto schneller wird es warm. Zweihundert Menschen heizen einen Saal spürbar auf. Das ist keine Frage der Anlage, sondern der Temperatur und der frischen Luft im Raum, die man vorher einplanen muss – gerade bei einer Bankettbestuhlung, bei der die Gäste den ganzen Abend oder den ganzen Tag sitzen bleiben.

Fazit

Bestuhlung ist keine Frage der Möbel. Sie ist im Grunde schon entschieden, wenn die Einladung rausgeht. Wer offen einlädt und die Anmeldung leicht macht, muss damit rechnen, dass ein Teil wegbleibt: Da wird bewusst knapp bestuhlt, nachgestellt und die Platzwahl bleibt frei. Wer persönlich einlädt und eine Zusage bekommt, schuldet jedem Gast einen Platz, der auf ihn wartet. Alles Weitere ergibt sich aus dem Ablauf – wie lange zugehört werden soll, ob geredet oder geschaut wird, und wer schnell nach vorne muss. Wenn ich beim Einlass zusehe, wie sich ein Saal von vorne füllt, weiß ich, dass jemand diese Fragen vorher gestellt hat.